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海南软件职业技术学院档案利用制度

发表时间:2016-05-11 编辑:  浏览量:97 次 字体:【

              为了确保本院档案的安全,加强档案的管理,充分发挥档案信息为本院各项工作提供利用服务的作用,对档案利用、借阅,特作如下规定:

 一、学院综合档案室所保管的档案,不属于对外开放范围,只为本院各项工作提供利用服务。本院各部门或个人,在说明利用档案的目的、范围并办理查阅手续后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录或复制。

二、凡外单位需要利用本院档案的,须持有合法证件、介绍信,并说明利用目的、查阅范围等方可查阅,涉及重大问题或党和国家、学院秘密的,须经学院党政办公室负责人批准方能提供调阅。

三、本院保存的档案,原则上只限在档案室查阅,一般不准外借。如确因工作需要必须借出利用时,需经党政办公室负责人同意,并办理借阅、归还手续。凡借出调阅的档案,应妥善保管和爱护,不得涂改、勾划、剪裁、亏损、丢失,不准擅自转借,复印等。

四、凡须查阅党委、行政、纪检等办公会议记录或超本部门业务范围的档案须经院领导批准。

五、确需摘抄或复印档案内容的,一般材料经档案员同意,“三密”材料经学院党政办公室负责人批准,并按“三密”件规定管理,利用后及时归档。

六、档案室在为查档人员提供档案利用服务后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留档案室存查。

         七、查阅档案时不准吸烟,防止损伤档案,确保档案安全。

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